Как все успеть

Успеть все, конечно же не получится, но как построить свою жизнь так, чтобы цейтнот появлялся в ней как можно реже, а важные дела не приходилось откладывать на потом? Причем важные не только с бытовой точки зрения, но и эмоционально. Если вы все время откладываете что-то, что хотелось сделать для себя ради задач, без выполнения которых не обойтись, то важно пересмотреть некоторые привычки и найти залежи времени, которые скрываются за постоянной суетой.

• 

• 

Почему мы устаем гораздо быстрее, чем могли бы?

иногда время вроде бы есть, но мы делаем все гораздо медленнее и даже простые задачи вызывают затруднение. Вот несколько причин такого быстрого утомления, совсем не связанных с количеством времени, которое у вас есть на работу.

• Много мыслей и идей, которые одновременно находятся в мыслях и мешают сосредоточиться на чем-то одном. Специалисты советуют завести себе документ, в который вы заносите такие идеи, чтобы они не мешали работе, а когда будет время, к ним было легко возвратиться. То же самое относится к делам, которые вы запланировали, но пока не выполнили. Лучше создать список бсделать после работы», чем каждый раз спотыкаться об мысль, что вы должны купить молока, десяток яиц и зайти по дороге домой в ремонт одежды и сдать ву починку плащ.
• Если поток сообщений, звонков или дел большой, то в какой-то момент важным начинает восприниматься только то, что было последним. Остальное остается недоделанным, неотвеченным и непродуманным. От этого помогает только аккуратный список задач, в котором предусмотрено время работы несмотря на сообщения. Для входящих сообщений стоит выделить отдельное время, а уведомления, которые всплывают при каждом полученном письме надо отключить. Только если вы не работаете в клиентской службе, где вся ваша работа состоит в обработке входящих сообщений.
• По логике, кажется, что время, которое мы тратим на задачу должно быть связано с ее сложностью. По факту, наше отношение к задаче может сокращать этот срок или его, наоборот, увеличивать. Если вы склонны занижать сроки, которые вам нужны для выполнения задачи или наоборот не думая накидывать лишнее время просто на всякий случай в одинаковом формате для любой задачи, то надо подумать о том, что действительно нужно для выполнения задачи и сделать срок адекватным. Помните, что чем масштабнее задача, чем меньше вы понимаете, как к ней приступить, тем больше вероятность, что вы будете ее прокрастинировать.
• Если у вас сразу несколько задач в списке, то вы можете тратить очень много времени на переживания о том, насколько верно расставлены приоритеты, как удачнее планировать дела, а дела меж тем, продолжают быть несделанными. В таком случае, важно делать задачи одну за другой, не зависая в «прошлом» и «будущем». Чем больше сомнений, тем меньше сил остается на саму работу.
• Часто случается так, что срок названный в качестве дедлайна, становится тем сроком в который задача и будет выполнена, ничуть не раньше. Крупное дело можно понемногу делать в течение недели, не ожидая, что будет время, чтобы сделать все за целый день в последний момент. Тогда меньше вероятности ,что какие-то внезапные происшествия заставят вас сорвать дедлайн.
• Есть психологический эффект, который мешает нормально работать, когда есть какое-то мероприятие, например, собрание или поездка. Пусть у вас остается час , полчаса или пятнадцать минут до часа икс, вы потратите их на беспокойство, а дела будут дожидаться более крупных кусков времени, которых в этот насыщенный день может не предвидеться. Работе все равно сколько времени на нее потратили, если вы что-то сделаете за четыре часа или за восемь подходов по полчаса оно все равно будет сделано. Стоит ловить себя на желании прокрастинировать в дни собраний или поездок, оставляя полезное время без внимания и создавая себе лишние дедлайны. Время, которого не хватало есть, только его крупицы важно уметь добывать.
• Во время работы лучше оставить за бортом размышления о домашних делах и наоборот. Есть интересные технологии, которые помогают сосредоточиться на настоящем моменте и относиться к тому, что вы делаете осознанно. Осознанность без беспокойств по поводу того, что было и что будет повышает работоспособность.

• 

• 

Как справиться с этими проблемами?

Вы видите, что есть достаточно много проблем, которые маскируются под «нет времени», а на самом деле имеют совсем другую природу и показывают, что время есть, просто оно недостаточно хорошо организовано. Хорошая новость в том, что в отличии от лишних часов в сутках, чтобы улучшить организацию дел не надо быть волшебником.

• Правильная организация — это периодичность. Прежде всего мы должны научиться правильным формулировкам, чтобы суть задач сразу была ясна, составлению полезных= планов, без хаотичных записей о чем попало и работой со списком задач, которая подразумевает ритмичное возвращение к разбору входящей информации, после того, как ряд задач их существующего списка уже выполнен. Совсем небольшие задачи, которые потребуют пару минут времени лучше выполнить сразу, как вы их обнаружили, чтобы не захламлять ими сознание и список действительно сложных дел.
• Не забывать об отдыхе и не стараться максимально использовать все свои ресурсы в каждый момент времени. Это не привожит к успеха. это приводит к выгоранию, за которым следуют прокрастинация и усталость, мешающие выполнять даже элементарные задачи. После краткого периода стресса важен период расслабления. И нет, блуждание по Сети и переписка в мессенджерах отдыха не дают, как бы вы ни считали. Есть разные суррогаты отдыха — компьютерные игры, разговоры по телефону, чтение научно-популярных книг, но это — развлечения, а отдых должен включать в себя прежде всего минимум информации. Сон, время проведенное на диване с закрытыми глазами, спокойная прогулка без особой цели.
• Не удерживайте все задачи в голове, это мешает эффективной работе мыслей, потому что вы постоянно натыкаетесь на то, что надо обязательно не забыть, но в данный момент не актуально, звонок кому-то после 18.00, покупка новой обуви и так далее. Чтобы вылавливать такие мысли, надо найти спокойное место и какое-то время выписывать то, что возникает в мыслях.
• не затягивать с разбором поступающей к вам информации, чтобы в письмах, сообщениях и других источниках не скапливалась непомерная куча дел. Все, что вас окружает — документы, сообщения, статьи, книги, письма — это неразобранная куча, которую требуется систематизировать, чтобы она не подавляла своей величиной и не вызывала страх непонятностью. Их стоит разделить на несколько, хранящихся отдельно частей. Информация, которая может вам пригодиться, которую стоит просто сохранить, задача, которая требует выполнения, дела, с которыми надо еще разобраться, разделив масштабное предприятие на задачи или привязанное к определенному времени мероприятие — все это разные области. Зато, регулярная проверка того, что попадает в поле вашего зрения упорядочивает эту массу, так что можно спокойно приступать к выполнению поставленных задач.
• То, насколько быстро выполняются задачи в немалой степени зависит от их формулировки. Из описания задачи должен быть всегда понятен первый шаг. Не «сделать отчет», а «написать в отдел маркетинга с просьбой предоставить информацию о клиентах за неделю». Что надо сделать? — Написать, позвонить, составить, прочитать, достать, заказать. И никак иначе. Другие способы записи наше сознание будет старательно игнорировать.
• Не оставляйте неопределенную задачу «найти время» — найдите его и впишите в это время задачу, которую требовалось.
• Не забывайте напоминать тем, кому вы поручили какие то задачи о том, как продвигается дело. Если исполнитель недостаточно хорошо следит за временем и своими задачами, он может что-то забыть и перепутать, поставив под угрозу ваш дедлайн.
• Если дело очень крупное и требует серьезной работы и постановки многих задач, то обязательно сформулируйте первую из них, так чтобы было легко приступать к выполнению, когда она будет выполнена, сформулируйте следующую и так далее.
• Используйте удобные списки задач, без лишних навороченных функций. Разговоры о том. что электронные приложения с кучей функций — идеальное средство от прокрастинации и способ выполнения всех дел  идеально, то это всего лишь рекламные преувеличения. хорошо, когда ваш список можно открыть везде, на работе, дома, в дороге. Он должен быть удобным именно для вас, не отталкивать сложностью, не вызывать лишний стресс. Если вы привыкли к спискам в ежедневнике, то пусть список будет написанным от руки. Здесь высокие технологии не дают никому преимущества. Не стоит назначать задачам важность, делать слишком сложные структуры или подключать уведомления. Все, что требует четкого времени исполнения момент в момент — не для такого списка, а для помещения в календарь.
• Если встречи или поездки на какие-то мероприятия встречаются в вашей жизни часто, больше чем одна-две в течение недели, то их стоит вынести в календарь и вот здесь вы уже точно, окинув одним взглядом сможете понять, какие промежутки времени заняты и не назначить две встречи на один период.
• Есть интересный способ бороться с невыполнением задач. Если какая-то задача осталась нетронутой, то попробуйте изменить формулировку. Тогда она покажется вашему мозгу более свежей и более достойной внимания.
• Не переключайтесь слишком часто с одного дела на другое. Да, глянуть сколько лайков в соцсети получила ваша фотография для мозга тоже дело. Прежде всего — максимально уберите уведомления. С сайтов, приложений, соцсетей, почты. Страх пропустить что-то важное — сложная психологическая проблема. Слишком частые уведомления от приложений приводят к нарушениям внимания. Лучше всего оставить звуковое и всплывающее уведомление только о звонках и о встречах из календаря.
• Попробуйте упорядочить свое общение со смартфоном. Программы, которые блокируют доступ в Сеть, часто вызывают раздражение, а эффекта от них немного. Сделайте блуждание по новостной сетке и просмотр ленты в соцсетях попробуйте добавить в список задач такие вот задачки «посмотреть новости» — и заведите будильник, который отметит, что отведенные на это 15-20 минут вы уже потратили. Так удастся избежать ситуаций, когда вы незаметно для себя потратили на переписку в соцсетях два часа. Если у вас очень сильна зависимость, то стоит не пользоваться приложениями  и закладками для таких сайтов, а всякий раз выходить в браузер и пробираться туда через ввод пароля и логина.
• Не увлекайтесь количественными показателями, которые дают повод сравнивать себя с окружающими и временами дают ненужные эффекты. Даже если это не пойдет на пользу вашему делу, вы подсознательно можете пытаться любой ценой увеличивать показатель, который вы поставили в качестве эталона. Например, количество знаков, написанного текста.
• Помните о том, что если задач поставлено больше, чем вы можете выполнить, то какие-то из них обязательно будут оставаться невыполненными. Таким образом, попытка взять на себя огромное количество задач на один день сильно влияет на общую трудоспособность. Так получается, что многие дела будут выполняться быстрее, даже если за них возьмутся несколько позже, завершив что-то важное из списка, чем вы завершили бы пять дел, которые пробуете выполнить в параллель.

• 

• 

Правила эти на самом деле достаточно простые, хоть и требуют серьезной перестройки отношения к постановке задач. Зато, вы точно перестанете жаловаться на недостаток времени и найдете силы для исполнения мечты, на которую частенько не хватало вдохновения от усталости. Сегодня темп жизни возрастает, но это не значит, что надо перестать думать, потому что, тем, кто не думает, прежде, чем делать, скорее придется переделывать.

В ТЦ Таганка вы можете найти много полезных вещей для человека любого уровня занятости, а еще он очень удобно расположен в центре города, чтобы все задачи, которые начинаются с «купить» было бы легко выполнить сразу после работы, не тратя дополнительные силы на прогулки по далеким магазинам.